Documentos Electrónicos

 

ANTECEDENTES DEL DOCUMENTO ELECTRONICO

 

Documento viene del latín documentum, y significa diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho principalmente históricos esta autorizado o legalizado, tiene la libertad de ser privado o publico por ejemplo, los libros, las revistas y los artículos que en ellas se publican; las cartas, las facturas, y los informes escritos de diverso tipo. Pero son documentos también los dibujos, los gráficos, las fotografías, las películas, los videos y las distintas formas de sonido grabado como discos, cintas, cartuchos o “cassetes”. Son documentos -unidades significativas de información registrada sin importar su forma mediática: texto, imagen fija, imagen en movimiento o sonido; sin importar el soporte en que se registra la información: papel, cuero, cortezas, celulosa, acetato o cinta magnética. Son documentos impresos unos y audiovisuales, los otros.

 

 

Entonces definamos que es un documento electrónico: Es aquel que esta contenido en un soporte electrónico para su visualización requerimos de una pantalla textual, o gráfica que tenga dispositivos de audio y video; técnicamente es un conjunto de impulsos electrónicos que recaen en un soporte de computadora sometidos a un proceso permitiendo su traducción a lenguaje binario, mostrando datos o informaciones que tienen relevancia jurídica y los podemos encontrar en la memoria de las computadoras. Requieren de intervención humana o por una computadora o un scanner, la información así registrada se denomina “información digital”. Y los conjuntos independientemente significativos de la misma, “documentos digitales o electrónicos”.

 

 

 

Veamos las diferencias de los documentos tradicionales, digitales y electrónicos. ­

 

Tradicional

 

Digital

 

Electrónico

 

Soporte: papel con caracteres alfabéticos e ilustraciones, es un solo soporte la estructura no es modificable y su conservación es segura.

 

Genera cambio en la información por medio de valores numéricos al igual que generando pixeles convirtiéndolo en un código binario.

 

Soporte magnético óptico hay símbolos binarios que deben descifrarse requiere de un software y un hardware y debe haber una cuidado en los metadatos para su próxima búsqueda o manipulación.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS O PUBLICACIONES DIGITALES.

 

·         La información presentada en pantalla sea sólo la traducción del código binario

·         Puede leerse saltando las paginas y no linealmente como en los impresos.

·         Amplio rango de libertad en la forma como desee representarla.

 

CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES:

 

·         Interactividad de los documentos digitales.

·         Posibilidad de utilizar "múltiples" medios informativos,

·         Documentos hipertextuales.

·         Genera relaciones de información

·         Características de identidad:

·         Capacidad de ser transformable

·         Fácil cambio en permanencia o desaparición de la información.

 

 

TIPOS DE PUBLICACIONES.

 

1.- Publicaciones en línea.

 

Consulta por Internet cuyos archivos digitales se encuentran físicamente dentro de una computadora y esto genera un espacio en el disco duro para ser compartidos por la red; hay servidores que ayudan a dar espacio para los sitios, suelen ser gratuitos o en renta, la digitalización de documentos pone al alcance de los usuarios información de forma rápida, fácil, segura y económica. Para tener un mejor rendimiento en la información se necesitan crear y estar en orden con los estándares de la WWW (World Wide Web) generando algunos métodos de comprensión ya sea para imágenes, audio, y video: junto con los vectores lograron la introducción de la tecnología multimedia con un nuevo lenguaje el JAVA y los plug- ing, diseñada para ser utilizada en las publicaciones en línea. Dando al usuario la libertad de personalizar las interfaces en las cuales se trabajan.

 

2.- Publicaciones fijas

 

Son aquellas que para su distribución se graban en algún soporte portátil de almacenamiento. Ya sean los: CD, DVD, disquete flexible (ya en desusó), el disco zip, tarjetas de memoria. Etc. Con los nuevos soportes como son los CD y DVD hay una mayor capacidad de almacenamiento, presentando mejoras en el software y del diseño multimedia; esto se puede definir una calidad en los archivos de imagen, audio y video presentadas en las interfaces; provocando un gran avance en relación a las publicaciones y la vinculación con la multimedia.

 

 

DOCUMENTOS ELECTRONICOS CLASIFICACIÓN.

 

1.- IMPRESOS DIGITALES.

Son documentos originalmente impresos que pasan por el scanner para ser transformados en código textual con las posibilidades de un documento digital.

 

2.- DIGITALES PARA IMPRIMIR.

Aquellos que son elaborados por un medio electrónico como Word, para ser impreso por medio de la Internet.

 

3.- DIGITALES VINCULADOS.

Solo para ser consultados por medio de los hipertextos y multimedia para generar una nueva forma de comunicarse.

 

TENDENCIAS DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

 

·         Cada vez tienen más uso de multimedios.

·         Tienen una existencia más virtual (basada en la Red) y menos física.

·         Pueden llegar a crearse para tomar formas o presentaciones distintas para distintos usos.

·         Tienden a estar integrados por componentes separables y reutilizables.

·         En consecuencia: cada vez más es requerido el manejo de esta información como un todo coherente, más que como un archivo independiente.

 

 

Empresas y particulares, instituciones educativas, de salud, bibliotecas, entre otros, están transformando sus recursos impresos o grabados en documentos electrónicos.

 

De esta forma, los protegen del paso del tiempo, los comparten con mayor cantidad de personas y disponen de ellos de una forma mucho más cómoda. Hoy en día, los documentos electrónicos se han transformado, más que en una moda, en una necesidad.

 

La digitalización de documentos pone la información al alcance de los usuarios, de forma rápida, fácil, segura y económica.

 

Para entender mejor la necesidad de los documentos electrónicos podemos poner como ejemplo a un centro de salud. Llega un paciente en una urgencia y es necesario administrarle penicilina, una sustancia a la cual muchas personas son alérgicas.

 

La situación es desesperada y gracias a que su historia clínica estaba disponible en formato digital, los médicos le pudieron salvar la vida inyectando el medicamento justo, al instante.

 

De otra forma, se hubiera perdido tiempo en ir al archivo, buscar en los registros y llevar esa información hasta el lugar de atención.

 

Veamos algunas desventajas de mantener los archivos en papel y no transformarlos en documentos electrónicos:

 

• Es necesario elaborar índices y disponer de grandes y cuidados lugares de almacenaje.

• Es necesario depurar los archivos frecuentemente, con la consecuente pérdida de tiempo que eso genera.

• Desgaste y riesgos de rotura o pérdida por la manipulación.

• Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos,

• Retraso en firmas y autorizaciones,

• Muchas veces el trabajo se tiene que hacer por duplicado, en caso de necesitar más de una copia de cada documento, con lo cual se genera una enorme pérdida de tiempo.

• Falta de seguridad y confiabilidad; el acceso de muchas personas a los archivos permite que se hagan cambios sin permiso o que los datos guardados sean alterados.

 

Ahora, en cambio vemos las ventajas de pasar los archivos a documentos electrónicos. Existen muchas empresas que prestan el servicio de digitalización de la información y una de ellas, Digitaliza.com, señala estos puntos como los centrales a la hora de tomar la decisión.

 

• Elimina el extravío de documentos.

• Permite un rápido y fácil acceso a la información.

• Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos

• Controla el acceso a la información por niveles de seguridad.

• Firmas digitales.

• Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos mediante búsqueda entre los archivos.

• Índices de búsqueda de la información.

• Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color, etc.).

• Resguarda la documentación.

• Optimiza el espacio físico convirtiendo pilas de papel en un simple CD-ROM o almacenado en una maquina.

• Protege la información teniendo varios respaldos de la información.

• Agiliza y hace más eficiente el servicio a clientes.

• Ordena de manera lógica los expedientes.

• Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet.

• Protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de los mismos.

• Reduce costos de operación. Incrementa la productividad.

• Permite simultaneidad de usuarios para el mismo documento.

• Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digitales.

 

 

Referencias

http://miespacioymimundo.blogspot.com/2010/08/documento-electronico.html#!/2010/08/documento-electronico.html

 

http://www.contenidoweb.info/documentos/documentos-electronicos.htm